OBJETIVO

Con fundamento en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y demás  normas que los modifiquen o adicionen,  AVANXO COLOMBIA, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C, como responsable del tratamiento de datos personales, adopta mediante el presente documento las políticas y procedimientos para garantizar la protección de los datos personales contenidos en bases de datos y/o archivos que se obtengan en desarrollo de su objeto social, en aras de materializar la efectividad del derecho constitucional al habeas data y demás garantías constitucionales y legales  reconocidas a los titulares.

ALCANCE

La presente Política se aplica a todos los procesos de AVANXO COLOMBIA que impliquen la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales de clientes, proveedores, prospectos, empleados o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre información personal a AVANXO COLOMBIA.

DEFINICIONES

Para efecto de una interpretación sistemática de la presente política, a continuación  se señalan las siguientes definiciones legales con respecto al derecho de habeas data y la protección de datos personales:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato privado: Dato que solo es relevante para su titular.
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento interesa al titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

AVANXO COLOMBIA, es la responsable del tratamiento de los datos personales a los cuales tenga acceso a través del desarrollo de su objeto social. En este sentido,  es garante de la administración y uso adecuado de las bases de datos en las cuales se almacena dicha información en cumplimiento de los deberes consagrados en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y demás lineamientos legales.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

AVANXO COLOMBIA  solicita autorización previa y expresa a los titulares de los datos personales, a quienes se les informa sobre la finalidad de su recolección y su tratamiento. Así mismo, conserva prueba de la autorización emitida por los titulares, bien sea a través de constancia física o herramientas electrónicas.

Previa autorización del titular de los datos personales, AVANXO COLOMBIA podrá recolectar, almacenar, usar, circular, actualizar, transferir, transmitir, suprimir los datos personales, según el caso, para fines administrativos, financieros, laborales, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas, dentro de los cuales se incluyen:

  • a).El trámite de vinculación como cliente o proveedor y el proceso de negociación, ejecución y cumplimiento de los contratos celebrados.
  • b).El control y la prevención del fraude, lavado de activos y la financiación del terrorismo.
  • c).Consultas y reportes ante las Centrales de Riesgo.
  • d).Gestión comercial, de cobranzas  y conservación de la información y los documentos exigidos por las normas contables.
  • e).La remisión de información publicitaria para fines comerciales y actividades de mercadeo relacionadas con invitaciones a eventos presenciales, virtuales y promoción de soluciones tecnológicas.
  • f).Mejorar el conocimiento del mercado en el uso de aplicaciones tecnológicas.
  • g).Realización de encuestas de satisfacción sobre los servicios prestados.
  • h). Necesidades y obligaciones derivadas del contrato de trabajo y con el propósito de administrar y ejecutar correctamente la relación laboral con los empleados en lo referente a nómina, beneficios, sistemas de información, salud laboral y seguridad social, procesos de selección y demás fines asociados.
  • i).La gestión, administración, mejora y ampliación de los distintos servicios, la elaboración de estadísticas, el seguimiento de incidencias, así como el envío de comunicaciones y cualquier otro fin relacionado directamente con el desarrollo del objeto social de AVANXO COLOMBIA,  sus obligaciones legales y requerimientos gubernamentales.

EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES

En todo momento el titular podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que haya suministrado a AVANXO COLOMBIA, enviando una comunicación a través de los siguientes medios:

  • Al correo electrónico: habeasdata@avanxo.com
  • A la dirección: Carrera 18 A No. 137 – 80 Piso 5. Bogotá D.C, Colombia.

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por: El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable; Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; Por estipulación a favor de otro o para otro.

6.1. TRÁMITE DE LAS CONSULTAS

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de AVANXO COLOMBIA. En este evento, AVANXO COLOMBIA suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta será atendida en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2 TRÁMITE DE LOS RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de AVANXO COLOMBIA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante AVANXO COLOMBIA.

El reclamo debe  formularse  mediante solicitud dirigida a AVANXO COLOMBIA, en cumplimiento de los requisitos que señala la normatividad y  con la siguiente información: Identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y los documentos que sustenten la solicitud.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Los reclamos se responderán dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales AVANXO COLOMBIA no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

AVANXO COLOMBIA se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados, sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al encargado la implementación de los procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, de acuerdo con los deberes dispuestos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Adicionalmente, AVANXO COLOMBIA cuenta con proveedores de servicios de tecnología con certificaciones internacionales que garantizan altos estándares de   seguridad, confidencialidad y privacidad de la información de los usuarios.

DATOS SENSIBLES

AVANXO COLOMBIA no recopilará información considerada como Datos Sensibles según lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, tales como, origen racial o étnico, vida sexual, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia sindicatos, organizaciones sociales, políticas o de derechos humanos, entre otros.

En el evento en que AVANXO COLOMBIA tenga acceso a datos relativos a la salud, biométricos o datos sobre menores de edad beneficiarios de nuestros empleados, éstos serán utilizados previa autorización y exclusivamente para la toma de estadísticas y/o actividades de bienestar, seguridad y salud en el trabajo. AVANXO COLOMBIA asegurará su protección de conformidad con la Constitución Política y la Ley.

MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AVANXO COLOMBIA ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales y para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

Los datos personales que el titular de la información suministre a AVANXO COLOMBIA bajo cualquier medio, serán administrados de forma confidencial, con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos. El acceso a las diferentes bases de datos sólo se permite para quienes deban conocer la información en razón de sus funciones. Nuestros funcionarios suscriben cláusulas de confidencialidad y se encuentran comprometidos con la manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los procedimientos sobre tratamiento de la información personal establecidos en la Ley.

Los archivos físicos están protegidos en un lugar seguro con acceso restringido al personal autorizado, así mismo los sistemas de información donde se almacenan las bases de datos cuentan con protocolos de privacidad y certificaciones internacionales.

De tal manera, los sistemas informáticos utilizados garantizan altos estándares de seguridad y permiten el acceso a la información según roles, perfiles y/o mediante la asignación de usuarios y contraseñas. De igual forma, estos sistemas permiten la gestión de incidentes por pérdida, alteración o sustracción de los datos.

ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA

El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales de AVANXO COLOMBIA. Así mismo, los titulares de los datos personales recolectados con anterioridad a la expedición de la  Ley Estatutaria 1581 de 2012, podrán brindar su autorización mediante mecanismos eficientes de comunicación de acuerdo con el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013 y podrán en cualquier momento solicitar la supresión de sus datos personales y hacer ejercicio de sus derechos en los términos legales.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación en el Portal Web de AVANXO COLOMBIA.

AVANXO COLOMBIA podrá actualizar esta política en cualquier momento, ya sea para atención de novedades legislativas, regulatorias o jurisprudenciales, políticas internas, o por cualquier otra razón o circunstancia, lo cual se dará a conocer oportunamente a los titulares a través de un medio idóneo  para que éstos puedan consultar la última versión y ejercer sus derechos. Se recomienda al titular de los datos personales, revisar esta Política con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada.

Si necesita más información escribanos a habeasdata@avanxo.com

Scroll Up